Software como serviço para a empresa média: comprar, configurar ou construir

Mais opções, mais risco de fragmentação

A adoção de ferramentas na nuvem se tornou a norma em organizações de todos os portes. A pesquisa global da McKinsey sobre o estado da IA em 2025 mostra, por exemplo, que 88% das organizações usam IA em pelo menos uma função, boa parte dela entregue como serviço na nuvem, mas que apenas 7% a escalaram (McKinsey). A facilidade para contratar software por assinatura tem um efeito colateral que vemos com frequência na empresa média: cada área contrata sua ferramenta, nenhuma conversa com as demais e os dados ficam fragmentados.

O BCG identificou como um dos seis fatores de sucesso das transformações digitais uma plataforma tecnológica e de dados modular, liderada pelo negócio (BCG). Modular não significa fragmentada. Significa que as peças são escolhidas para se encaixar.

A pergunta correta

A pergunta habitual é “que software compramos?”. A pergunta útil é “que processo queremos mudar, quem o usa e que decisão queremos melhorar?”. Com essa resposta, a escolha entre comprar, configurar ou construir fica mais clara.

Em nosso trabalho com um grupo empresarial, a resposta para a maioria dos processos foi configurar: o ERP já tinha os módulos necessários para compras, inventário e código de barras, mas eles não estavam parametrizados. Em outros casos, como um cotador que combinasse componentes padrão com cálculo de custos, a resposta foi construir uma ferramenta específica, conectada ao ERP. Comprar um sistema novo não foi a primeira opção em nenhum caso.

O ponto de vista do fornecedor de software

Também trabalhamos do outro lado: com uma PME de tecnologia que desenvolve soluções sob medida, integrações e suporte para empresas. Seu desafio estratégico era competir contra empresas de serviços tecnológicos com muito mais escala. O diagnóstico mostrou uma estratégia mais implícita do que documentada, sem uma análise estruturada da concorrência nem uma diferenciação explícita.

A conversa estratégica girou em torno de onde um fornecedor pequeno pode ganhar. As respostas que exploramos foram a especialização em uma indústria ou um tipo de processo, a proximidade com o cliente e a velocidade de resposta, e a transição de projetos sob medida para produtos ou serviços recorrentes. Esta última é a mais difícil e a mais valiosa: converter o que se constrói para um cliente em um componente que possa ser oferecido, com configuração, a muitos.

De projeto a produto

A passagem de projeto a produto exige decisões que muitas empresas de software não tomam. Que parte do trabalho é comum a vários clientes. O que se configura e o que se personaliza. Como se cobra: por projeto, por assinatura ou por uso. Como se dá suporte e se atualiza sem que cada cliente tenha uma versão diferente.

Em nossa experiência, as pequenas empresas de software que conseguem essa transição começam por um segmento delimitado, com um problema bem definido, e resistem à tentação de personalizar tudo. A disciplina de produto é, sobretudo, a disciplina de dizer não.

Arquitetura antes de ferramentas

Para a empresa compradora, a recomendação é pensar a arquitetura antes das ferramentas. Uma arquitetura mínima define que sistema é a fonte de cada dado crítico (clientes, produtos, fornecedores, transações), como os sistemas se integram e quem é responsável por cada um. Com essa definição, cada nova ferramenta é avaliada diante de uma pergunta simples: encaixa?

Nas equipes dos programas que desenhamos, a arquitetura de soluções na nuvem é uma capacidade que incorporamos de forma explícita. A razão é que a maioria das decisões de software que dão errado não falha pela ferramenta, mas pela forma como ela se integra com o resto.

O custo total, não a assinatura

A assinatura mensal é o custo mais visível do software como serviço, mas raramente é o maior. O custo total inclui a configuração inicial, a integração com outros sistemas, a migração de dados, a formação, o tempo da equipe durante a adoção e o custo de sair se a ferramenta não funcionar. Uma avaliação honesta compara alternativas com base nesse custo total e no valor do processo que melhoram.

Sinais de que há ferramentas demais

Há sinais que indicam que uma empresa acumulou mais ferramentas do que consegue gerir. As pessoas copiam informação de um sistema para outro à mão. Os relatórios de diferentes áreas mostram números diferentes para a mesma coisa. Ninguém sabe com certeza quantas assinaturas a empresa paga nem quem as usa. Cada nova pessoa da equipe leva semanas para aprender as ferramentas de que precisa. E quando alguém sai, perde-se o acesso ou o conhecimento de uma ferramenta crítica.

Se vários desses sinais estiverem presentes, o primeiro passo não é comprar uma ferramenta que integre tudo, mas fazer um inventário: que ferramentas existem, que processos suportam, quem as usa, quanto custam e que dados contêm. Com esse inventário, as decisões de consolidação se tornam evidentes.

Segurança e continuidade

O software como serviço transfere parte da responsabilidade de segurança ao fornecedor, mas não toda. A empresa continua sendo responsável por quem tem acesso, por como as credenciais são protegidas, pelos dados pessoais que armazena e por poder recuperar sua informação se mudar de fornecedor. Recomendamos revisar em cada contrato as condições de propriedade e portabilidade dos dados, os acordos de nível de serviço e as certificações de segurança do fornecedor. São cláusulas pouco lidas ao contratar e muito lamentadas ao sair.