O que é Procurement excellence?
O que uma companhia compra costuma ser uma de suas maiores linhas de custo e, ao mesmo tempo, uma das menos gerenciadas. Procurement excellence converte o gasto em uma alavanca estratégica: mais transparência, melhores condições e menos risco de suprimento.
Começamos por entender para onde vai o dinheiro. Classificamos o gasto, definimos uma estratégia por categoria e acompanhamos a negociação com fornecedores com análise de custo total, não apenas de preço.
As economias são registradas diante de uma linha de base acordada com finanças, para que o conselho veja o capturado na demonstração de resultados, e não apenas na negociação.
Os problemas que nos trazem
Sabemos realmente em que gastamos?
Gasto disperso entre áreas, fornecedores e sistemas, sem uma visão consolidada por categoria.
Negociamos por preço e perdemos em custo total?
Decisões de compra que não consideram logística, qualidade, inventário nem condições de pagamento.
Dependemos demais de poucos fornecedores?
Categorias críticas com um único fornecedor e sem plano diante de interrupções de suprimento.
As economias negociadas não aparecem nos resultados?
Economias que são reportadas na negociação, mas que finanças não encontra no fechamento.
Compras é uma área operacional e não estratégica?
Uma equipe que tramita pedidos em vez de gerir categorias e relações com fornecedores.
As compras indiretas escapam do controle?
Serviços, manutenção e despesas gerais contratados sem processo nem comparação.
Nosso enfoque, aplicado a Procurement excellence
As mesmas quatro fases de «Nosso enfoque», com o que fazemos e o que entregamos em cada uma.
Rota de um programa de procurement
- 01Consolidar o gastoDados de compras de todos os sistemas em uma única visão.
- 02Segmentar categoriasPor impacto no gasto e risco de suprimento.
- 03Negociar com custo totalEstratégia e plano de negociação por categoria priorizada.
- 04Registrar economias com finançasEconomias diante de uma linha de base, rastreáveis até os resultados.
Usamos uma estrutura de problem solving para estruturar hipóteses.
Consolidamos os dados de compras dos diferentes sistemas e classificamos o gasto por categoria, fornecedor e área. Entrevistas com compras, finanças e usuários internos completam a leitura.
EntregávelÁrvore de gastosDecompomos o problema em uma estrutura MECE.
As categorias são segmentadas por impacto no gasto e risco de suprimento, e para cada segmento definem-se hipóteses de alavancas: consolidar volume, renegociar, especificar melhor ou desenvolver fornecedores.
EntregávelSegmentação de categoriasConstruímos os casos de negócio e a estrutura de cada iniciativa.
Cada categoria priorizada tem uma análise de custo total, uma estratégia de abastecimento e um plano de negociação com objetivos e alternativas.
EntregávelEstratégia por categoriaAcompanhamos com uma equipe on-site, dedicada em tempo integral dentro da organização.
Acompanhamos as negociações e registramos as economias diante da linha de base acordada com finanças, com acompanhamento até que se reflitam nos resultados.
EntregávelEconomias auditáveis
O que o diagnóstico revisa?
Cubo de gastos
- Gasto consolidado
- 01CategoriaO que compramos e com que tendência?
- 02FornecedorDe quem compramos e quão concentrado está?
- 03ÁreaQuem compra e em que condições?
- Transparência do gastoO que se compra, de quem, em que condições e com que tendência.
- Estratégia por categoriaComo cada categoria é abastecida segundo seu impacto e seu risco.
- FornecedoresBase de fornecedores, concentração, desempenho e relação.
- Processo de compraDa requisição ao pagamento: controles, prazos e cumprimento.
- Organização e papéisEstrutura da área, capacidades e relação com o negócio.
- Dados e ferramentasQualidade dos dados de compras e sistemas de suporte.
Como o gasto é gerido?
O gasto é decomposto em uma árvore até chegar a categorias gerenciáveis, e cada categoria recebe uma estratégia segundo seu impacto e seu risco de suprimento.
Árvore de gastos
- Gasto direto
- Matérias-primas e insumos
- Embalagens e componentes
- Gasto indireto
- Serviços e manutenção
- Tecnologia e despesas gerais
- Logística
- Transporte e distribuição
- Armazenamento
- Investimentos
- Equipamentos e obras
- Projetos de capital
Segmentação de categorias
O que fica na sua organização
- Árvore de gastos
- Uma visão consolidada do gasto por categoria, fornecedor e área, que pode ser mantida atualizada.
- Estratégia por categoria
- Como abastecer cada categoria priorizada: alavancas, fornecedores-alvo e plano de negociação.
- Economias auditáveis
- Economias medidas diante de uma linha de base acordada com finanças e rastreáveis até a demonstração de resultados.
- Mapa de risco de suprimento
- Categorias críticas, dependência de fornecedores e planos de contingência.
- Modelo operacional de compras
- Papéis, processos e políticas para gerir categorias de forma permanente.
Onde a aplicamos?
Liderada por Benká Consulting, com o resto da holding quando o desafio pede.
