¿Qué es Procurement excellence?
Lo que una compañía compra suele ser una de sus mayores líneas de costo y, al mismo tiempo, una de las menos gestionadas. Procurement excellence convierte el gasto en una palanca estratégica: más transparencia, mejores condiciones y menos riesgo de suministro.
Empezamos por entender a qué se va el dinero. Clasificamos el gasto, definimos una estrategia por categoría y acompañamos la negociación con proveedores con análisis de costo total, no solo de precio.
Los ahorros se registran frente a una línea base acordada con finanzas, para que la junta vea lo capturado en el estado de resultados y no solo en la negociación.
Los problemas que nos traen
¿Sabemos realmente en qué gastamos?
Gasto disperso entre áreas, proveedores y sistemas, sin una vista consolidada por categoría.
¿Negociamos por precio y perdemos en costo total?
Decisiones de compra que no consideran logística, calidad, inventario ni condiciones de pago.
¿Dependemos demasiado de pocos proveedores?
Categorías críticas con un solo proveedor y sin plan ante interrupciones de suministro.
¿Los ahorros negociados no se ven en los resultados?
Ahorros que se reportan en la negociación pero que finanzas no encuentra al cierre.
¿Compras es un área operativa y no estratégica?
Un equipo que tramita órdenes en lugar de gestionar categorías y relaciones con proveedores.
¿Las compras indirectas se escapan del control?
Servicios, mantenimiento y gastos generales que se contratan sin proceso ni comparación.
Nuestro enfoque, aplicado a Procurement excellence
Las mismas cuatro fases de «Nuestro enfoque», con lo que hacemos y lo que entregamos en cada una.
Ruta de un programa de procurement
- 01Consolidar el gastoDatos de compras de todos los sistemas en una sola vista.
- 02Segmentar categoríasPor impacto en el gasto y riesgo de suministro.
- 03Negociar con costo totalEstrategia y plan de negociación por categoría priorizada.
- 04Registrar ahorros con finanzasAhorros frente a una línea base, trazables a los resultados.
Usamos una estructura de problem solving para estructurar hipótesis.
Consolidamos los datos de compras de los distintos sistemas y clasificamos el gasto por categoría, proveedor y área. Entrevistas con compras, finanzas y usuarios internos completan la lectura.
EntregableÁrbol de gastoDescomponemos el problema en una estructura MECE.
Las categorías se segmentan por impacto en el gasto y riesgo de suministro, y para cada segmento se definen hipótesis de palancas: consolidar volumen, renegociar, especificar mejor o desarrollar proveedores.
EntregableSegmentación de categoríasConstruimos los casos de negocio y la estructura de cada iniciativa.
Cada categoría priorizada tiene un análisis de costo total, una estrategia de abastecimiento y un plan de negociación con objetivos y alternativas.
EntregableEstrategia por categoríaAcompañamos con un equipo on-site, dedicado de tiempo completo dentro de la organización.
Acompañamos las negociaciones y registramos los ahorros frente a la línea base acordada con finanzas, con seguimiento hasta que se reflejan en los resultados.
EntregableAhorros auditables
¿Qué revisa el diagnóstico?
Cubo de gasto
- Gasto consolidado
- 01Categoría¿Qué compramos y con qué tendencia?
- 02Proveedor¿A quién le compramos y qué tan concentrado está?
- 03Área¿Quién compra y en qué condiciones?
- Transparencia del gastoQué se compra, a quién, en qué condiciones y con qué tendencia.
- Estrategia por categoríaCómo se abastece cada categoría según su impacto y su riesgo.
- ProveedoresBase de proveedores, concentración, desempeño y relación.
- Proceso de compraDel requerimiento al pago: controles, tiempos y cumplimiento.
- Organización y rolesEstructura del área, capacidades y relación con el negocio.
- Datos y herramientasCalidad de los datos de compras y sistemas de soporte.
¿Cómo se gestiona el gasto?
El gasto se descompone en un árbol hasta llegar a categorías gestionables, y cada categoría recibe una estrategia según su impacto y su riesgo de suministro.
Árbol de gasto
- Gasto directo
- Materias primas e insumos
- Empaques y componentes
- Gasto indirecto
- Servicios y mantenimiento
- Tecnología y gastos generales
- Logística
- Transporte y distribución
- Almacenamiento
- Inversiones
- Equipos y obras
- Proyectos de capital
Segmentación de categorías
Lo que queda en tu organización
- Árbol de gasto
- Una vista consolidada del gasto por categoría, proveedor y área, que se puede mantener actualizada.
- Estrategia por categoría
- Cómo abastecer cada categoría priorizada: palancas, proveedores objetivo y plan de negociación.
- Ahorros auditables
- Ahorros medidos frente a una línea base acordada con finanzas y trazables al estado de resultados.
- Mapa de riesgo de suministro
- Categorías críticas, dependencia de proveedores y planes de contingencia.
- Modelo operativo de compras
- Roles, procesos y políticas para gestionar categorías de forma permanente.
¿Dónde la aplicamos?
La lidera Benká Consulting, con el resto del holding cuando el reto lo pide.
